در یک فرایند ثبت اختراع، کیفیت به ثبت رساندن ایده اختراعی و اطلاعات مربوطه، به درستی و با دقت بالا، در قالب فرم‌ها و اسناد فنی، قابل توجه بوده و حتی در بعضی از مواقع، بعد از ماهیت اختراع، مهم‌تر نیز خواهد بود. به طور کلی، ایده و اطلاعاتی که به ثبت باید برسند، هر چه جامع، مانع و کامل حول موضوع اختراع باشند، می‌تواند روند داوری مناسب و نیز طی کردن مراحل ثبت را در کوتاه‌ترین زمان ممکن، محقق سازد.

در این راهنما، برخی از نکاتی که در زمینه فرایند ثبت اختراع می‌تواند مفید واقع گردد، ارائه شده است، این راهنمایی‌ها بر اساس معیارهای داوری که بر سه مولفه‌ی جدید بودن در دنیا، داشتن گام ابتکاری و نیز قابلیت کاربرد صنعتی برای هر پرونده اختراع  و نیز جهت تنظیم و نگارش و تهیه اسناد فنی تدوین گردیده است.

این راهنما دربردادنده 2 بخش است. بخش الف راجع آمادگی قبل تدوین گزارش اختراع است و بخش ب مربوط به راهنمایی در خصوص بخش‌های گزارش اختراع است.

الف) آمادگی قبل از تدوین گزارش

پیش از هر اقدامی، سعی کنید حول موضوع اختراعی خود، جستجوهای کافی در پایگاه‌های مالکیت فکری داخلی و خارجی داشته باشید. اختراع شما بایستی که در دنیا جدید بوده و دارای درجاتی از ابتکار باشد و البته در نهایت قابلیت ساخت و کاربرد صنعتی را داشته باشد.

این تصور که اختراعی برای ثبت در کشور صرفا باید در بین اختراعات ایرانی جدید باشد قابل قبول نیست و داوران بررسی پرونده‎ی اختراع، جهت بررسی‎های لازم، ماهیت اختراع و ادعاهای مربوطه را نه تنها در سطح ملی که در سطح بین‌المللی نیز ارزیابی می‌نمایند.

در ادامه مرسوم‎ترین پایگاه‎های داده اختراعات معرفی شده است:

الف-1: برای جستجوی فارسی به پایگاه مالکیت معنوی ایران به آدرس http://ipm.ssaa.ir/Search-Invention مراجعه نمایید.

الف-2: برای جستجوی بین المللی به پایگاه‌‌های اطلاعاتی زیر مراجعه نمایید:

https://www.lens.org

https://patentscope.wipo.int/

https://worldwide.espacenet.com

http://www.freepatentsonline.com

الف-3: توصیه اکید می‎گردد در انتخاب واژه‎های جستجو، چه در سایت کشوری و در چه سایت‌های بین‌الملی دقت داشته باشید تا با درست‌ترین واژگان و عبارات جستجوهای خود را به انجام برسانید.

ب) راهنمایی در خصوص بخش‌های گزارش اختراع

برای تنظیم مدارک و مستندات نوشتاری اختراع، توصیه می‌شود که راهنمای تکمیل آن را که همگی در وب سایت مالکیت معنوی قابل دسترس است را تهیه کرده و مطالعه فرمایید. قابل توجه است که فرم‌های لازم جهت تنظیم اسناد نیز در وب سایت مالکیت معنوی قابل دسترس هستند.

در ادامه نکاتی را به صورت خلاصه در خصوص تدوین مستندات فنی در این بخش ارائه می‎گردد تا روند داوری و کیفیت مستندسازی افزایش یابد. چرا که ممکن است، اختراعی از لحاظ ایده پردازی بسیار عالی باشد، ولی به دلیل نقص ها و پایین بودن کیفیت مستندات، در آینده، قابل دفاع به صورت موثر نباشد و ارزش خود را نتواند حفظ کند.

ب-1: ادعای اختراع

 ادعاها حدود حمایت یک اختراع را تعیین می کنند. ادعاها برای یک اختراع ثبت شده از اهمیت ویژه ای برخوردارند چون  اگر به خوبی تنظیم نشوند، حتی یک اختراع واقعا ارزشمند، می تواند به یک اختراع بی ارزش تبدیل شود که براحتی می توان آن را دور زد یا پیرامون آن طراحی کرد. مجددا تاکید می‌گردد بخش راهنمای مربوط به تنظیم سند ادعای اختراع حتما از قبل به دقت مطالعه گردد. یک ادعانامه‌ی روان بعد از مشخصات مخترع (مخترعین) ابتدا به تشریح عنصر اختراعی می‌پردازد. عنصر اختراعی بیان کننده مشخصات کلی و اجزا و خصوصیات کلی و دامنه کاربرد اختراع و ... است که عموما این عنصر اختراعی به عنوان ادعای شماره 1 قید می‌گردد. ادعاهای بعدی در قالب جمله‎های کوتاه و شفاف بوده که به صورت متوالی نگارش خواهند شد. از آنجایی که ادعاها می‎توانند مستقل و وابسته باشند، لذا برای ادعای وابسته بایستی بیان کرد که بر اساس کدام ادعای مستقل مطرح می‌شوند. شکل نوشتاری آنها به صورت زیر است، لازم به ذکر است که تعداد ادعای مستقل و وابسته محدودیتی نداشته و بر اساس ذهنیت مخترع و ماهیت اختراع تدوین می‌گردد:

ادعای شماره یکادعا می گردد: عناصر اختراع به طور کلی عبارت اند از .........

ادعای شماره دو: "بر اساس ادعای شماره یک" .......

ادعای شماره سه: "بر اساس ادعای شماره یک" .......

و ...

ادعای شماره 7: بر اساس ادعای شماره یک ، عنصر "الف" دارای اجزای "ب" است.

ادعای شماره 8: بر اساس ادعای شماره هفت: ......

ادعای شماره 9: بر اساس ادعای شماره هفت: ......

و الی آخر.

در تنظیم ادعای اختراع باید نکات زیر رعایت شود.

• ادعای اختراع باید صریح و منجز بوده و مشروط به تحقق شرایط خاص نباشد و درصورت عدم صراحت و شفافیت امکان سوءاستفاده و نقض حق در آینده برای مالک اختراع محتمل خواهد بود.
• اطلاعات مربوط به چگونگی ساخت و ذکر چارچوب مشخصه های فنی ذکر شود و در ادعاها نباید فراتر از اطلاعات توصیف، موارد بیان و ذکر شود.
• تعداد ادعاها باید معقول و متناسب باشد و در چارچوب اصل وحدت اختراع تنظیم شود.
• ویژگی‌ها و مشخصه های فنی قابل حمایت با استفاده از جملات قابل اثبات بیان شود.
• جز در موارد غیرقابل اجتناب از ارجاع به نقشه ها یا توصیف امتناع گردد و تا حد ممکن از به کاربردن عباراتی مانند «همانطورکه در توصیف آمد «یا» همانطورکه در نقشه‌ها نشان داده شده» خودداری شود و این بند در جهت بیان شفاف و منجز ادعاهای اختراع و تعیین قلمرو حق اختراع است و بکاربردن عبارات مبهم نمی تواند قابل اتکا و دفاع در قبال نقض حق اختراع به شمار رود.
• درصورتی‌که برای فهم ادعا ارجاع به نقشه ضرورت داشته باشد ، پس از بیان ادعا، شماره صفحه نقشه و علامت مشخص‌کننده آن در داخل پرانتز ذکر گردد، غالباً در ادعاها پس از ذکر عنصر اختراعی و مشخصه فنی آن، برای درک و فهم بهتر اختراع ارجاع به شماره نقشه ای می شود که غالباً سمبل عددی است. برای مثال؛ جک هیدرولیکی (طبق نقشه شماره 3) یا طوقه خارجی جک نقشه (3) وسیله بالابرنده جک (طبقه نقشه 4) نحوه اتصال طوقه خارجی جک با وسیله باالابرنده (نقشه 6) و حتی االمکان می‌توان از اطلاعات محاوره روز (عملی) برای تبیین مفاهیم ادعاها نیز استفاده کرد.
• مشتمل به شیوه اجرا و مزایای اختراع نباشد.
• اطلاعات اختراع که غالباً مبنای تحلیل اختراعات برای دستیابی به تکنولوژی قرار می گیرد اطلاعات منحصر به فرد و طبقه‌بندی و تفکیک شده است فلذا برای جلوگیری از ارائه مطالب تکراری برای تأکید بیشتر، این بند در تنظیم ادعا در آیین نامه مجددا بیان گردیده است، چون مزایا و شیوه اجرا جای آن در توصیف است، البته قوانین ملی کشورها ممکن است در رویه جاری خود شیوه‌های مختلفی را درنظر گرفته و در بین آنها عمومیت یابد.

ب-2: توصیف اختراع

توصیف اختراع شامل سربندهایی زیر اس و در ادامه برای تک تک آنها توضیحات راهنمایی تکمیلی ارائه شده است:

• عنوان اختراع (به گونه ای که دراظهارنامه ذکر گردیده است)
• زمینه فنی اختراع مربوط
• مشکل فنی و بیان اهداف
• شرح وضعیت دانش پیشین و سابقه پیشرفت هایی که در ارتباط با اختراع ادعایی وجود دارد
• ارائه راه حل برای مشکل فنی موجود همراه با شرح دقیق و کافی و یکپارچه اختراع
• توضیح اشکال، نقشه و نمودارها
• بیان واضح و دقیق مزایای اختراع ادعایی نسبت به اختراعات پیشین
• توضیح حداقل یک روش اجرایی برای به کارگیری اختراع
• ذکر صریح کاربرد صنعتی اختراع (در صورتی که ماهیت اختراع گویای آن نباشد)

ب-2-1: زمینه فنی اختراع مربوط

ممکن است یکی از شاخه‌های علم مانند مکانیک، شیمی، برق، فیزیک، بیوتکنولوژی، مواد زیستی، شیمی آلی، فناوری اطلاعات، کشاورزی و . . . باشد که از طریق پیوست در انتهای همین راهنما قابل دریافت است. آنچه قابل ذکر است برای انتخاب زمینه فنی اختراع به طبقه‌بندی بین‌المللی اختراعات مراجعه گردد. متاسفانه شمار قابل توجه از مخترعین از این قسمت آگاهی لازم را کسب نمی‎کنند و زمینه فنی اختراع خود گاها نام رشته علمی و تحصیلی و یا عناوین دیگر قرار می‌دهند. لازم به ذکر طبقه‌بندی بین‌المللی اختراعات در اینترنت و نیز در سایت مالکیت معنوی نیز قرار دارد و دسترسی به آن برای همگان از طریق اینترنت آسان است.

ب-2-2: مشکل فنی و بیان اهداف اختراع

گاهی اوقات مخترع برای بیان مشکل فنی، اقدام به تشریح مباحث علمی گسترده می‌نماید و مثلا حالت چندگانه‎ی یک پدیده‎ی علمی را تشریح می‌کند و مشاهده شده است که در حد چندین صفحه به طول انجامیده است. واقعیت امر این است که لازم به توضیحات علمی، بیان نظریه‌ها، قواعد و اصول علمی به صورت آموزشی نیست و صرفا آنچه مهم است بیان شفاف خود مشکل و مسئله اصلی است. اگر مشکل یا مسئله درون یک ماهیت علمی مخفی شده است، توضیحاتی را انتخاب کنید و بنویسید که خواننده را سریع‎تر به مشکلی که شما بدان رسیده‌اید، برساند. از بیان حواشی علمی و فنی، در این بخش خودداری کنید.

بهتر است بیان اهداف نیز به صورت یک مرتبه و به شکل شفاف با جملات کوتاه تنظیم شود.

ب-2-3: شرح وضعیت دانش پیشین و سابقه پیشرفت هایی که در ارتباط با اختراع ادعایی وجود دارد

همان‌طور که در قسمت الف این راهنما توضیح داده شد، مخترع می‌بایست ابتدا راجع اختراعات خود در پایگاه‎های اطلاعاتی اختراعی داخلی و خارجی اقدام به مطالعه و جستجوی اختراعات مشابه اختراع خود باشد. در صورتی که به اختراعات مشابه برخورد، گزارش از این اختراعات مشابه را به همراه شماره ثبت آنها، در این قسمت ارائه کرده و توضیحی مختصری در خصوص وجوه افتراق اختراع خود با اختراعات مشابه ارائه در این قسمت بنماید. به عبارتی خلاصه تر: " بیان سابقه پیشرفت هایی که در ارتباط با اختراع ادعایی وجود دارد. بررسی و توضیح مختصر اختراعات دیگر"

‌

ب-2-4: توضیح اشکال، نقشه و نمودارها

آنچه در در این زمینه لازم است، بیان این نکته مهم است که اشکال و نقشه‌ها می‌بایست به صورت خط و سیاه و سفید باشند. شکل‌های حجم دار و رنگی در این قسمت درست نیست. هر این نکات مورد توجه اصلی نیست و اهمیت اصلی در این باره به ارتباط مفهومی نقشه و شکل به ماهیت اختراع و نیز و وجود ارتباط منطقی بین اجزا شکل و نقشه مورد است.

ب-2-4: بیان واضح و دقیق مزایای اختراع ادعایی نسبت به اختراعات پیشین

از مقایسه دانش فنی و راه حلهای پیشین برای حل مشکل فنی با دانش و راه حلهای ابداعی موجود مزایای اختراع قابل استخراج وفهم خواهد بود و بیان مزایای اختراع و تشریح آن سرمایه گذاران و تولیدکنندگان و صنعتگران را فرصت خواهد داد تا تکنولوژی مورد ادعا را ارزیابی نموده، و درصد توفیق آن در بازار کسب و کار را بیشتر درک نمایند.

ب-2-5: حداقل یک روش اجرایی برای به کارگیری اختراع؛

در برخی از قوانین ملی کشورها علاوه بر بیان و توصیف کامل اختراع برای افشای مؤثر اختراع متقاضی باید بهترین روش اجرایی اختراع را نیز توصیف نماید و در آئین نامه به جای بهترین روش اجرایی عبارت حداقل یک روش اجرایی برای بکارگیری اختراع بکار رفته است که متقاضی باید آنرا توضیح دهد.

ب-2-6: ذکر صریح کاربرد صنعتی اختراع درصورتیکه ماهیت اختراع گویای این امر نباشد؛

کاربرد یا کاربردهای صنعتی اختراع در صورتی‎که ماهیت اختراع گویای این امر نباشد، باید ذکر شود و درصورت عدم ذکر صریح کاربرد صنعتی در این قسمت و عدم کفایت و گویا بودن این امر در اختراع می‌تواند زمینه استفاده یا سوءاستفاده از این حق را در آینده برای افرادسودجو و رقبا فراهم آورد.

ب-2-7: عنوان اختراع

عنوان اختراع باید به گونه ای مطرح شود که نکته و فن نوآورانه را داشته باشد. در انتخاب عنوان سعی کنید از اسامی خاص بی ارتباط به موضوع اختراع اجتناب کنید. این موضوع از مصادیق رد عنوان شما توسط کارشناسان اداره ثبت خواهد بود. در تدوین عنوان بایستی، عبارت یا مجموعه‌ایی از عبارات را تنظیم نمایید که به صورت مرتبط و معنادار و کافی و دقیق، تمامی ابعاد اختراع شما را نمایان سازد. البته برخی عنوان اختراع را زمانی تدوین می‌نمایند که هم جستجوهای اولیه و زیربنایی را به طور کافی به انجام رسانده‌‎اند و با عناوین و دایره واژگان بیشتری آشنا شده‌اند و همچنین تمام اسناد و مدارک فنی را تدوین و تکمیل نموده‌اند. این حالت بهترین شرایط برای تنظیم و تدوین عنوان اختراع است. چرا که مخترع به خوبی نسبت به واژگان و بار معنایی آنها آگاهی دارد.

در پیاده سازی و تنظیم توصیف، نخست عنوان اختراع که ترجیحاً بین 3 تا 10 کلمه است باید در مبدأ توصیف اختراع ذکر شود وغالباً این عنوان عیناً همان عنوان مندرج در اظهارنامه اختراع است و ترجیحا از کلماتی مانند" بهتر" و "نوین" و "جدید" استفاده نشود.

همچنین در تدوین عنوان انگلیسی، همین نکات قابل تکرار است، نکته مهم این است که ترجمه انگلیسی نیابد تحت الفظی بوده و بهتر است ترجمه معانی در نظر گرفته شود. بررسی‎ها نشان می‌دهد که عناوین انگلیسی اختراع، اغلب دارای اشکال املایی و آیین نگارش است.

ب-3: خلاصه اختراع

خالصه صرفاً برای اطلاعات فنی و فاقد استفاده‎های حقوقی است. وضعیت موجود در زمینه اختراع و راه حل ارائه شده در اختراع بصورت خالصه می‌بایست، در این قسمت درج شود.در خالصه اختراع باید به شرح ذیل عمل شود:

• با عنوان اختراع شروع شود.
• زمینه فنی که اختراع به آن تعلق دارد را تعیین کند تا در جستجوی سوابق اختراع ادعایی مورد استفاده قرار گیرد.
• شکل فنی، اساس راه حل ارائه شده برای آن و همچنین کاربرد یا کاربردهای اصلی اختراع را بطور اجمالی روشن نماید.
• درصورت لزوم خالصه اختراع باید مشتمل به فرمولهای شیمیایی یا معادالت ریاضی باشد تا براساس آنها ویژگی های اختراع به بهترین شکل بیان شود.
• درصورتی که برای توضیح اختراع ارجاع به نقشه ضرورت داشته باشد، پس از توضیح خالصه هر قسمت باید نشانه‎های ارجاع‎دهنده به هریک از نقشه‌ها در داخل پرانتز ذکر گردد؛ فلذا اگر برای بیان اجمالی اختراع مثالها یا نقشه ها مقتضی باشد باید ضمیمه شود.
• در خالصه اختراع بیشتر باید برجستگی‌های تکنیکی و فنی اختراع ذکر شود نه مزایا و ارزش اختراع.
• در قوانین ملی بسیاری از کشورها برای میزان و حجم مطالب خالصه اختراع، معیار و محدودیت تعداد کلمات درنظر گرفته شده است و در کشور ما بین 70 تا 200 کلمه می‌باشد.