قطعا بدون یک اندازه گیری دقیق و درست نمی توان فهمید عملکرد و تلاش ما تا چه اندازه موثر و کارساز بوده است ؟ در کجای راه تا چه اندازه درست رفتیم ویا کجای راه نیاز به اصلاح و بازبینی دوباره ما دارد ؟ و کدام قسمت را اشتباه کرده‌ایم؟ در مجموع آیا در رسیدن به برنامه و خواسته های خودمان موفق بودیم؟ این موفقیت به چه اندازه بوده ؟ پاسخ به این سوالات لازمه درک اهمیت « KPI چیست؟ و چرا مهم است؟» را کاملا روشن می سازد.
قطعا قدم گذاشتن در راهی نیازمند یک نقشه راه دقیق و کامل می باشد که این نقشه راه نیازمند اندازه گیری و بررسی های دقیق می باشد و بدون اندازه‌گیری و بررسی‌های دقیق ما نمی توانیم بفهمیم که عملکرد ما تا اینجای راه تا چه حد خوب بوده و حتی تا چه حد بد بوده در مجموع آیا توانسته‌ایم به خواسته هایی که داریم نزدیک شویم یا برعکس دورتر شدیم.
برای اینکه بفهمیم کسب و کار ما دررسیدن به اهداف سازمان یافته و برنامه ریزی شده خود تا چه اندازه موفق بوده، یکسری شاخص هایی وجود دارد که آنها را با عنوان شاخص های کلیدی (KPI) می شناسند. پارک علم و فناوری در این مطلب ضمن معرفی کردن این شاخص های کلیدی ، اهمیت ها و مفهوم و حتی ویژگی این شاخصه را بیان می کند پس باما همراه باشید.
KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator واین کلمه به معنای شاخص کلیدی عملکرد است، KPI این شاخص این گونه به ما کمک میکند که در آغاز و ابتدای کار و تجارت خودمان، فرایند های متفاوت و شاخص های کلیدی و حیاتی برای تجارت و کسب و کار خودمان مشهص کنیم و در انتهای کار یا حتی در میانه کار و در بخش های مختلف میسنجیم که بیبینیم چقد توانسته ایم به عملکرد خودمان با توجه به این شاخص ها نزدیک شویم. ( که حتی به این شاخص های کلیدی سنجه عملکرد هم گفته می شود)
اگر بخواهیم به بیانی ساده تر بگوییم که KPI چیست؟ این گونه گفته می شود که این شاخص های کلیدی عملکرد در واقعا یکسری متغیرهای قابل اندازه گیری هستند که می توانیم بر اساس همین متغیر ها موفقیتی که یک سازمان در رسیدن به اهداف تعیین شده و تعریف شده را به طور دقیق بسنجیم.
نکته‌ای که در اینجا قابل ذکر است ، این است که شاخص کلیدی عملکرد (KPI) با شاخص کلیدی نتیجه (KRA) تفاوت زیادی دارد، در مورد اول خودتان عملکردتان را می سنجید ولی در مورد دوم به دنبال سنجش آن رسیدن ها به نتیجه می باشید.
شاخص کلیدی عملکرد با شاخص کلیدی نتیجه چه فرقی دارد؟
شاخص کلیدی عملکرد با شاخص کلیدی نتیجه چه فرقی دارد؟
هر دو شاخص های کلیدی KPI , KRA جزو دو معیار های اصلی هستند که تعیین کننده آن هستند که آیا آن دسته از استراژی های سازمانی مورد نظر ما در مسیر درست و برنامه ریزی شده حرکت می کند و قرار دارند یا قرار ندارند.
تفاوت شاخص های کلیدی عملکرد و شاخص های کلیدی نتیجه در این می باشد که شاخص KPI یک شاخص کمی می باشد که برای ارزیابی دستیابی به هدف مورد نظر مورد استفاده قرار میگیرد، در حالی که KRA برخلاف KPI یک منظر استراتژی می باشد که در آن منظر عملکرد عالی برای پیشی و جلو گرفتن از رقبا مد نظر قرار دارد و در ادامه تحقق تمامی آنها توسط KPI اندازه گیری می شود.
در واقع KRA در مورد مجموعه انتظاراتی که در ابتدا سال از کارمندان تعریف می شود صحبت می کند، در واقعا تمام جزئیاتی که مربوط به کل وظایف کارمندان و همچنین انتظاراتی خارج از این وظایف را ارائه می کند.
ولی در مقابل KPI ها برای نظارت کردن موثر بر روی عملکرد های فردی هر شخص در جهت اهداف مشخص شده نقش دارد.
چگونه یک KPI خوب تعریف کنیم؟
KPI این شاخص عملکرد کلیدی با عناون یک ارزش قابل اندازه گیری است که نشان دهنده آن است که که چگونه و به چه روش یک سازمان و شرکت به اهدافی که به عنوان اهداف کلیدی از آن یاد می کند رسیده است، ولی خب این شاخص شامل سطوح های متفاوت و مختلفی می باشد که هر یک از این شرکت ها از سطوح مختلف آن بهره می برند تا بدین وسیله موفقیت خود را به راحتی ارزیابی کنند.
حال KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند و درحالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر فعالیت های بخش هایی مثل پشتیبانی و غیره تمرکز لازم را داشته باشند. تعریف KPI یا همان شاخص های عملکرد کلیدی می تواند تبدیل به یک کار پیچیده شود، در این میان عملی ترین کلمه بخش Key است چون هر KPI اغلب باید به یک نتیجه خاص کسب و کار با اندازه گیری عملکرد مربوط باشد این شاخص ها اکثرا با معیارهای کسب و کار اشتباه گرفته می شود، درست است که در همان رویکرد مورد استفاده قرار میگیرد اما KPI نیاز به تعریف دارد آنهم با توجه به اهداف مهم و حیاتی کسب و کار.
شما باید هنگام تعریف کردن این شاخص کلیدی، این مراحل گفته شده را دنبال کنید :
- نتیجه مورد نظر شما چیست؟
- چرا این نتیجه مهم است؟
- چگونه می‌خواهید پیشرفت را اندازه‌گیری کنید؟
- چگونه می‌توانید نتایج را تحت تاثیر قرار دهید؟
- چه کسی مسئول نتایج کسب‌وکار است؟
- چگونه مطمئن می‌شوید که به نتایج دلخواه خود دست یافته‌اید؟
- تا چه میزان پیشرفت به سوی نتایج دلخواه خود را بررسی می‌کنید؟
چرا تعیین KPI برای شرکت ها و کسب و کار ها مهم است؟
چرا تعیین KPI برای شرکت ها و کسب و کار ها مهم است؟
تعیین کردن شاخص های عملکردی در کسب و کار و به خصوص در سازمان ها وشرکت ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد ، در برخی اوقات شما تجربه رکورد در کسب و کار خودتان را داشته اید ولی نمی دانید که علت این رکورد چه بوده است، بررسی KPI ها و گزارش کار هایی که با آن انطباق کامل دارند می توانید در این زمینه بسیار کمک کننده باشد. تعیین KPI مناسب می تواند به شما از این جهت کمک کننده باشد که بتوانید مشکلات بوجود آمده در کسب و کار خود را عیب یابی و ریشه یابی کرده و برای آنها راه حل های بسیار مناسبی در نظر بگیرید یا حتی قبل اتفاق افتادن این مشکلات آنهارا پیش بینی کنید و در این صورت می توانید آن هارا به سرعت حل و فصل کنید.
استفاده کردن از KPI یکسری مزایایی می تواند برای شما داشته باشد که از جمله شامل: بررسی کردن میزان دست یابی به اهداف تعیین شده در شرکت یا حتی سازمان، نظارت کردن بر میزان پیشرفتی که شرکت دارد، بررسی کردن اقدامات کارکنان، بررسی کردن مشتریان کسب و کارمان، یا حتی بررسی کردن وضعیت عملیاتی شرکت و نظارت هوشمندانه و عالی بر امور مالی و در آخر پیش بینی کردن و رفع سریع مشکلات بوجود آمده .
۴ مرحله کلیدی برای توسعه شاخص کلیدی عملکرد
تعیین kpi های صحیح اولین گامی است که باید بصورت صحیح برداشته شود تا کسب و کار بتواند با انجام کارهای لازم به هدف های خود نزدیک شود. در ادامه چند سوال اساسی را در طرح KPI مطرح میکنیم که پاسخ دادن به این سوالات می تواند تا حدود زیادی شما را در تعریف شاخص های کلیدی عملکرد کمک می کند.
- چه کسی مسئول KPI است؟ یکی از اعضای تیم را برای مدیریت این KPI انتخاب کنید تا بتواند در زمانی که برخی موانع در عملکرد تاثیر میگذارد فرد مورد نظر در سدد رفع آن بر آید علاوه بر این این فرد باید گزارش پیشرفت KPI را ارئه کند.
- چه زمانی؟ برای دست یابی به KPI های تعیین شده باید یک جدول زمانی که می تواند به صورت ماهانه یا سالانه باشد تدوین کنید.
- چرا؟ این مهمترین سوالی است که باید از خودتان بپرسید زیرا با استفاده از این سوال می توان در زمان اندازه گیری شاخص های کلیدی عملکرد به اطلاعات مهمی دست یافت. شناسی صحیح اهداف به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم همسو با اهداف تیم حرکت می کنند.
و اما حالا پس از مطرح کردن سوالات بالا و شفاف شدن اهداف به سراغ مراحل کلیدی توسعه شاخص های کلیدی عملکرد می رویم.
۴ مرحله کلیدی برای توسعه شاخص کلیدی عملکرد
KPI هایی که با هداف تجاری شما مستقیما ارتباط دارند را انتخاب کنید
اهداف کسب و کار شما چیست؟ آیا گزینه هایی را برای بهینه سازی شناسایی نموده اید؟ اولویت اصلی تیم مدیریت کسب و کار چیست؟ اگر به سوال ها پاسخ دهید یک قدم به تعریف KPI های مناسب کسب و کارتان نزدیک شده اید.
مراحل رشد کسب و کار خود را در نظر بگیرید
بنا به مرحله ای که در حال حاضر در آن قرار دارید استارتاپ به یک شرکت، معیار های خاص از معیار های عمومی مهمتر خواهد بود.
شرکت ها و کسب و کار های نوپا معمولا بر روی داده های مربوط به اعتبار سنجی مدل کسب و کار تمرکز می کنند اما سازمان های معتبر و شرکت های بزرگتر بر روی هزنیه به ازای هر مشتری و ارزش طول عمر مشتری تمرکز می کنند.
شاخص های عقب مانده و پیش رو را شناسایی کنید
شاخص های عقب مانده خروجی اهدافی را که قبلا اتفاق افتاده است اندازه گیری می کنند. مانند: مجموعه فروش در سال گذشته یا تعداد مشتریان جدید مثال هایی از شاخص های عقب مانده هستند. این شاخص برای ارزیابی عملکرد مناسب است زیرا بر روی خروجی ها متمرکز است.
شاخص های پیش رو میزان احتمال دستیابی شما به اهداف را در آینده اندازه گیری می کند. این شاخص ها در واقع پیش بینی کننده عملکری هستند که در آینده اتفاق خواهد افتاد. از نمونه های این شاخص می توان به نرخ تبدیل، نرخ بازگشت و نرخ ریزش اشاره کرد.
بر روی معیار های کلیدی تمرکز کنید نه انبوهی از داده ها
دنبال کردن KPI های زیاد سبب می شود تا در انبوهی از داده ها غرق شوید و تمرکز خود را از دست بدهید. هر کسب و کار بنا به سبک در آمد زایی خود دارای مدل های کسب و کاری متفاوتی است از این رو نمی توان عدد ثابتی را برای تعداد KPI مطرح نمود با این حال تعداد KPI مناسب در اکثر کسب و کار ها بین دو تا چهار است. با تعیین این تعداد شاخص کلیدی عملکرد می توانید درک خوبی از جایگاهتان داشته باشید.
حال که با مفهوم شاخص کلیدی عملکرد آشنا شدید و نقش آن را در توسعه کسب و کارتان درک کردید و نحوه صحیح تعریف KPI مناسب را فرا گرفتید بهتر است این شاخص ها را حتما برای سب و کارتان به کار بگیرید و نتیجه را در بخش نظرها برای ما بنویسید.